14
Августа
Фатальная ошибка: что делать руководителю, если сотрудник потерял огромные деньги?

Что произошло: история

Международная торговая компания имеет удалённые офисы, которые управляются дистанционно. В ней происходит внедрение инструментов управления под руководством моей компании «Visotsky Consulting». Все офисы показывают хорошие результаты по сравнению с прошлыми годами.

Однако перед новым отчётным годом произошёл серьёзный инцидент: удалённый офис потерял колоссальную сумму оборотных средств (25%). Произошло это из-за действий мошенников. Прямая вина на директоре и менеджере, проводившем сделку: они не заметили опасности, хотя со сделкой постоянно были какие-то проблемы и несостыковки задолго до фатального платежа. Скорее всего, хотелось перед новым годом показать высокий результат, но получилось так, что все деньги отправились на счета мошенников.

Сейчас идёт разбирательство, возбуждено уголовное дело, работает Интерпол. Оба сотрудника (директор и менеджер) — сильные специалисты, благодаря которым компания достигла высоких показателей. Сейчас, когда внедряются инструменты управления, очевидно, что вина компании тоже есть, финансовое планирование показало существующие дыры. Кроме того, не было регламентов и правил по проведению таких масштабных сделок, а директору были переданы практически безграничные полномочия. Знания сотрудников в международной торговле и финансовых операциях были слабыми. Дополнительного профильного обучения в компании не было, на внешние курсы тоже сотрудники не отправлялись. Однако основная вина на двух сотрудниках, и они сами это признают, ведь не информировали руководство о явных проблемах, на совещаниях утверждали, что всё идёт по плану. Но ими уже тогда манипулировали.

Команде нужно сплачиваться и справляться с проблемой общими усилиями, чтобы не допустить разорения. Но владелец считает, что оставлять сотрудников без наказания неразумно. Конечно, есть опция «уволить и подать на них в суд для возмещения». Или платить меньшую зарплату в наказание. Но убыток нельзя будет возместить и за 10 лет, даже если совсем не платить. А продолжать работу как ни в чём не бывало невозможно. Как быть, ведь это опытные специалисты, и, если организовать всё правильно, они могут принести немалую пользу?

Мой опыт

Ситуация действительно аховая. И, скажу честно, я с ней сталкивался. К счастью, это было давно. В мою компанию поступил срочный заказ на очень большую сумму, причём менеджеры так хотели спасти клиента, что отправили всю дорогостоящую продукцию без документов. По итогу известная в стране компания поступила под стать настоящим мошенникам: получили продукцию, через две недели заявили, что она им не нравится, платить отказались, но при этом продукцию не вернули.

Так как документы, подтверждающие отгруженную продукцию, были оформлены неправильно, моя компания проиграла судебное разбирательство. Кстати, после суда нам пришлось вернуть ещё и небольшую предоплату, которую нам сделала компания в самом начале. Было очень неприятно.

Как я поступил

Честно говоря, у меня не было никакого желания наказывать менеджеров. По сути, они действовали в рамках наших стандартных процедур, которые не были нормально описаны, тогда регламенты в компании отсутствовали. Я очень чётко определил, что это вина компании. Мы тут же разработали новые правила, провели обучение и внедрили контроль, чтобы подобные ситуации не повторились.

Но финансового наказания не было. Сотрудники сами чувствовали свою вину, ведь компания потеряла большую сумму. Для нас тогда это было очень ощутимо и больно. Но всё же это была недоработка руководства, ведь на организующей схеме есть офис 20, который занимается как раз одобрением документов, сделок и контролем соблюдения регламентов по документации. Я как совладелец и начальник 21 офиса тогда постарался как можно скорее компенсировать этот ущерб.

Почему произошли потери

Очевидно, основная причина в отсутствии регламентов, в которых прописан порядок действий. Тем более, если это сделка, предполагающая использование оборотных средств, она должна проходить юридическую внутреннюю процедуру одобрения. Она бы могла помочь как раз в этой ситуации, ведь неспроста отдел официальных вопросов и безопасности не подчиняется директору, за него отвечает владелец. Это сделано для того, чтобы даже директор не мог повлиять на него, заставить принять какие-то процедуры и сделки, противоречащие правилам и регламентам.

Необходимые действия

Пообщайтесь с сотрудниками, донесите до них, что они совершили ошибку, из-за которой компания потеряла значительные средства. При этом сразу же начните разработку внутренних правил и регламентов, которые не позволят повториться этой ошибке в будущем, то есть наладьте работу 20 отдела.

Мой клиент правильно поступает, не желая судиться с сотрудниками, ведь что получится в итоге? Сложно будет доказать, что они проявили халатность, так как суд будет прежде всего смотреть на ваши внутренние регламенты и документы. Если это не было регламентировано, то суд встанет на их сторону.

Даже если сотрудников накажут, то мерой пресечения будет выплата определённого процента заработной платы на протяжении долгих лет. Вероятнее всего, ущерб не будет компенсирован, а сотрудников вы потеряете. Это нанесёт серьёзный удар по бизнесу. И конкретно в этой ситуации я бы сконцентрировался на том, чтобы с этой ситуацией разобрался Интерпол и наказал обидчиков, а не сотрудников.

Актуальная проблема

Я постоянно сотрудничаю с представителями малого и среднего бизнеса, а потому знаю, что для многих компаний это насущная проблема. Помню одного из наших первых клиентов — руководителя компании, поставляющей полиэтилен оптом. Они завозили его эшелонами в страну, а после работали с производителями. Обычно им всё отгружается без предоплаты, рассчитывается производитель в течение месяца. Такова была стандартная процедура на этом рынке.

 Одним из первых процессов, который мы описали и регламентировали в ходе консалтинга, был именно процесс одобрения производителя, с которым будут сотрудничать. Он устанавливал, кому именно можно доверять и отгружать полиэтилен на таких условиях.

Процедура была проста, но обязательным условием был выезд представителя компании на производство, чтобы убедиться, что оно реально существует. На одобрение должно было уходить не более трёх дней. Для этого был нанят отдельный человек, то есть этим занимался не менеджер по продажам.

Разделение функций

Если вы работаете с постоплатами и хотите ввести процедуру одобрения, то этим ни в коем случае не должны заниматься менеджеры по продажам. По сути, возникает конфликт интересов, ведь они хотят выполнить план! Какие бы мы ни ставили регламенты и процедуры одобрения, они всегда будут находиться в компромиссе. Именно поэтому функцию по проверке контрагента стоит отдать в  отдел официальных вопросов и безопасности.

Итог

Соблюдение простых правил и наличие регламентов убережёт вас от неприятных ситуаций. Если вы понесли потери, это всегда неприятно, но в первую очередь думайте о том, как, не снижая темпов работы, быстро привести всё в норму. Держите под контролем всех контрагентов и не позволяйте мошенникам проникнуть в вашу компанию.

Александр Высоцкий - специально для Дія Бізнес.


автор: Александр Александрович Высоцкий